La premisa principal de Microsoft® Excel® 2007 es simplificar el procesamiento de datos para los usuarios con todos los niveles de capacidades y en todos los sectores.
1. Listas desplegables
Para facilitar el ingreso de datos en Excel, o limitar las entradas a determinados valores/elementos que defina, puede crear una lista desplegable de entradas válidas para la celda. Las listas desplegables le permiten ingresar contenido en una celda con sólo tres clics en lugar de escribir. Cuando cree una lista desplegable, aparece una flecha en dicha celda. Para ingresar información en dicha celda, haga clic en la flecha que aparece cuando selecciona la celda, luego haga clic en la entrada que desee.
La configuración de una lista desplegable de entradas válidas para una celda específica es fácil:
Escriba las entradas en una única columna o fila sin celdas en blanco. Puede optar por ordenar los datos de la manera en la que desea que aparezcan en la lista desplegable.
En la misma hola de cálculo, seleccione la celda donde desea la lista desplegable.
En el grupo "Herramientas de datos" de la ficha "Datos", haga clic en "Validación de datos”.
En el cuadro de diálogo “Validación de datos”, haga clic en la ficha “Configuración”.
En el recuadro "Permitir", seleccione “Lista”.
Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, haga clic en el icono pequeño a la derecha del campo "Fuente". Esto contraerá el cuadro de diálogo "Validación de datos" y le permitirá hacer clic nuevamente en la hoja de cálculo.
Seleccione el rango de celdas que contienen las entradas válidas para la lista desplegable y presione “Intro”.
El cuadro “Validación de datos” se cerrará automáticamente y se seleccionará la celda con la nueva lista desplegable, ahora con una flecha a la derecha de la celda. Al hacer clic en esta flecha aparecerán las opciones que se ingresan en la celda y éstas son las únicas entradas válidas. Seleccione una y ya ha terminado. Si desea cambiar su selección, sólo haga clic en la celda y seleccione una opción diferente.
La función copiar/pegar también se aplica a las listas desplegables, lo que permite que la misma lista se pegue en múltiples celdas. También es fácil eliminar una lista desplegable: seleccione la celda con la lista y repita los pasos tres y cuatro anteriores. En la ficha "Configuración", haga clic en "Borrar todo" en el ángulo inferior izquierdo del cuadro de diálogo.
2. Formateo condicional
Haga que los datos que le interesan se destaquen visualmente sin tener que ordenarlos o filtrarlos. El formateo condicional le permite resaltar celdas con un color determinado, según su valor. Se especifican determinadas condiciones y cuando se cumplen dichas condiciones, Excel aplica el formateo elegido. Esta útil herramienta le permite visualizar valores en las celdas, por lo que es más fácil ubicar los datos, buscar excepciones y detectar tendencias rápidamente. Descubra cómo:
Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea aplicar el formateo condicional. (También pueden ser celdas no secuenciales. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" cuando seleccione celdas no secuenciales).
En el grupo "Estilos" en la ficha "Inicio", haga clic en "Formateo condicional".
Señale "Resaltar reglas de celdas" y luego seleccione los criterios que desea utilizar. Las opciones de criterios incluyen Mayor que, Menor que, Igual a, Texto que incluye, Una fecha y Valores duplicados. Cuando haya seleccionado qué criterios desea utilizar, se abre un cuadro de diálogo, donde puede especificar el valor.
Escriba los valores a los que desea hacer referencia en el cuadro de texto. Aquí puede escribir un valor o puede hacer referencia a una dirección de celda, lo que hace que el formateo dependa del valor en la celda relativa.
Haga clic en la flecha desplegable al lado de las opciones de formato y seleccione el formateo deseado. Seleccione "Formateo personalizado…” si desea crear sus propias selecciones de formateo.
El ingreso y el formateo de datos simplificados son formas adicionales en las que Excel puede mejorar la administración de sus datos, el procesamiento de los datos y la eficiencia operativa. Pruebe estos consejos usted mismo e impleméntelos en su uso habitual de Excel.